Einführung für Beginner

Startseite

Mit dem erstmaligen Anmelden am Archiv werden alle Benutzer immer automatisch in den Bereich RECHERCHE geleitet. Damit sieht die Startseite für alle Benutzer gleich aus und es kann intuitiv mit dem Suchen nach bestimmten Belegen begonnen werden.

Aussehen des Archivs nach erfolgreichem Login (Startseite):

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Hinweis: Die Breite der Fundstellen variiert entsprechend den voreingestellten Feldern und deren Feldlänge. Daraus resultiert eine größere oder kleinere Anzeige des gescannten Beleges in der Anzeige rechts.

Auswahlmenü

Mit dem Auswahlmenü steht jedem Benutzer die Möglichkeit zur Selektion und der Eingrenzung mittels Suchbegriffen zur Verfügung.

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Navigation des Archivs

Die Anzeige der Navigationspunkte variiert mit den jeweiligen Benutzerberechtigungen, somit wird nicht jedem Benutzer das gleiche Menü zur Verfügung stehen. Grundsätzlich aber werden allen Benutzern immer die Punkte Recherche, Passwort und Abmelden zur Verfügung stehen.

Auswahl des Datenbereichs

Mittels der Auswahl des Datenbereiches wird zwischen den verschiedenen Belegarten unterschieden. Der Inhalt variiert ebenfalls je nach Benutzerberechtigung. Zusätzlich kann in diesem Menübereich unterschieden werden, ob archivierte Belege nach der Bearbeitung im Workflow, oder gescannte Belege mit noch nicht abgeschlossener Bearbeitung im Workflow durchsucht werden sollen. Einigen Benutzern wird darüber auch der Zugriff auf die Geschätsjahres-Dokumentation ermöglicht.

Mit der Veränderung der Auswahl ändert sich auch die weitere Navigation.

Auswahl des Abfragejahrs

Das Abfragejahr zur Auswahl dient dem schnelleren Eingrenzen von Belegen auf einen bestimmten Zeitraum, um nicht von der Masse an möglichen Treffern erschlagen zu werden. Somit wird auch die Ausgabe der Trefferliste in den Fundstellen zeitlich verkürzt.

Auswahl Kunden-Nr.

Über die Auswahl der Kunden-Nr. kann die Trefferliste auf bestimmte Kunden reduziert werden. Hier muss, je nach Belegart, die SAP-Mandanten-Nr. mit dem SAP-Buchungskreis ausgewählt werden, oder die RBS bzw. KST Nr. gewählt werden.

Selektionsauswahl

Mittels der Selektionsauswahl kann die Suche verfeinert werden. Je nach Belegart variieren die möglichen Spalten. Durch Eingabe der gewünschten Suchbegriffe in die gelben Felder unterhalb der Überschrift und der Bestätigung mit Enter/Return werden die Suchbegriffe auf die Daten angewendet. Zur Übernahme der Suchbegriffe kann auch die kleine Lupe ganz rechts am Rand der Spaltenüberschriften mit der Maus angeklickt werden. Das kleine X am rechten Rand der Eingabefelder bewirkt das löschen der eingegebenen Suchbegriffe.

Tipps zur Suche

Die Suchfunktion ist auf Ergänzungssuche bereits voreingestellt. D.h. dass die Eingabe eines Betrages wie "32" alles was mit 32 beginnt anzeigen wird, also zB. 32,08 sowie 327,61 sowie 3247,08 usw.

Um zB. Beträge die mit ,60 zu finden, muss vor der ,60 ein Sternchen (Wildcard) eingegeben werden. *,60 findet somit alle Beträge die mit 60 Cent lauten.

Zum auffinden aller Belege die zB. die Zahl 60 im Betrag enthalten, muss vor der 60 ein Sternchen, also *60 eingegeben werden. Somit werden alle Belege angezeigt, in deren Betrag die Zahl 60 vorkommt, wie 32,60 sowie 60,78 und 3260,25 etcpp.

Diese Form kann der Ergänzungs- und Wildcardsuche kann auf alle Felder der Selektionsauswahl angewendet werden.

Tipp

Um die Ergebnissanzeige der Fundstellen umzukehren, müssen Sie mit der Maus auf die Überschrift der jeweiligen Spalte klicken. Um die Reihenfolge der Anzeige zu erkennen, wird die Anzeige der Überschrift auch rückwärts vorgenommen.

Hilfe

Bei anhaltenden Fragen oder Problemen steht Ihnen der BenutzerService gerne zur Verfügung.

Diese Seite drucken | Stand 2008-12-16